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【操作メニュー】画面 【操作メニュー】の「66-2 内部監査チェックリスト生成」ボタンをクリックすることで 66-2 内部監査チェックリストを部門別に常に最新状態で自動生成することが出来ます。 【注】先に23 個人情報リスク分析表の入力を完了させて下さい。 ツールで作成される個人情報管理台帳 内部監査チェックリスト(サンプルデータ) 内部監査チェックリストは部門別にシートを自動追加します。 部門名に追加変更があった場合は「66-2 内部監査チェックリスト生成」 前に手動で既存のシートを削除して下さい。 Pマーク メーカーダウンロード 【 Pmark Maker 】 Pマーク メーカー F R E E edition は面倒な 個人情報やメールアドレスの登録なしに今すぐダウンロードできます。 評価版ではないので一切の機能の制限や、使用期限もありません。 パソコンにWindows 版 Microsoft EXCEL(2002/2003/2007)がインストールしてある環境ですぐにご利用になれます。 《主な機能》 □ 個人情報保護体制図作成 □ 個人情報新規取得申請書作成 □ 個人情報管理台帳作成 □ 個人情報リスク分析表作成 □ 内部監査チェックリスト作成 □ サンプルデータ付き Pマークメーカー操作説明書(Ver1. 0) (PDF 1. 45MB) (ダウンロードファイルサイズ:1. 90MB) プライバシーマーク(Pマーク)の取得・更新・教育はおまかせください このサイトはリンクフリーです。 どのページをリンクされてもかまいません。リンクした際の連絡も必要ありません。 ▲ページのTOPに戻る
プライバシーマークサンプル文書集に収録されている「内部監査規程」のひな形の中に、JISQ15001:2017要求事項への「適合状況監査」で使用するチェックリスト、個人情報マネジメントリストの「運用監査」で使用するチェックリストを準備するという記載があります。 付属の様式(見本)の中に、内部監査チェックリストがあり、「内部監査チェックリスト」「内部監査チェックリスト(附属書A)」の二種類の記載見本が用意されていました。 この二種類の記載見本と適合状況監査、運用監査との関係はどのように考えればよろしいですか。 JIS Q 15001:2017の「A. 3. 7. 2 内部監査」に関してですが、規格内では以下の2つの内部監査実施が要求されています。 この規格(JIS Q 15001:2017)との適合状況を監査 運用状況の監査 ご質問の「内部監査規程」(4. 1 監査の準備)における記述は、上記の2つの内部監査に対応した2種類のチェックリスト(以下)を準備するよう規定したものです。 (適合状況監査)に対応したチェックリスト (運用状況監査)に対応したチェックリスト サンプル文書集に収録されている様式(見本)の「内部監査チェックリスト」は、上記の「1. (適合状況監査)のチェックリスト」となります。 ご質問にあります上記様式ファイル内のシート「内部監査チェックリスト」は、JIS Q 15001:2017の本文要求事項(「4 組織の状況」から「10 改善」)までを、シート「内部監査チェックリスト(附属書A)」は、JIS Q 15001:2017の附属書Aへの適合性を確認するものです。 JIS Q 15001の本文要求事項と附属書Aには、重複する内容があるため、上記のチェックリストにおいても重複する部分があります。 自組織にあった内容にカスタマイズしてご利用ください。 それでは、「2. 運用状況の監査」に対応したチェックリストに関してですが、当サンプル文書集では「リスク分析対策計画表」に「監査」の項目を設け、チェックリストとして流用しております。 (「リスク分析対策計画表」は、リスクの認識、分析及び対策の実施に利用する様式です。) 「運用状況の監査」は、実際の業務において、個人情報の取扱いが内部規程(規格要求事項に適合したもの)に沿って実施されているかを評価する行為となるため、チェックリストの作成方法としては、そのまま内部規程の項目ごとにリストを作成するといった方法があります。 但し、この方法だと、「1.適合状況の監査」との重複(運用状況ではなく、規格適合状況の監査になってしまう部分)や、リスク分析の際に生じた「確認すべき残留リスク」への対応を見落とすといったことが考えられます。 よって、当サンプル文書集では、個人情報保護における運用に関する要求事項「8 運用」に着目し、そのリスク対応(8.
プライバシーマークの内部監査を実施する時に、内部監査員が事前に作成します。 内容は、内部監査対象部門で監査が重要と思われる項目を中心に監査項目を抽出します。 営業部門なら個人情報の洗出し・リスク管理の実施状況、委託元からの個人情報の授受記録状況、クリアデスク状況、総務部門なら履歴書の保管状況、鍵管理の記録状況などの確認、情報システム部門ならID・パスワードの変更状況確認などです。 内部監査はあくまでもサンプリングですので、規定文書に記載されている項目全てを監査することはできません。各部門毎で重要な内容、代表的な内容を抽出し、チェックシートに記入することです。 内部監査時は、主にチェックリストに沿いながら内部監査を実施することになります。 実施中不適合が発生した場合は、その記録状況・実施状況を後で検証できるように記述します。 その内容に基づき是正措置を講じることになります。
書籍「プライバシーマークやるべきこと、気をつけること」 無料プレゼント! お申込みはこちら 2.内部監査をすることによる実際の有効性は? 内部監査で毎回たくさんの不適合を出し、その都度是正処置を講じる。 果たしてこれで不適合はなくなるでしょうか? 答えはNOです。 たくさんの会社で、毎回ほぼ同じような不適合が出ます。 それも毎回同じ不適合です。 だいたいのケースで 安全管理向上と業務効率向上は反比例の関係にあります。 例えば業務上取扱うパソコンにパスワード付きスクリーンセーバーを設定すると、 ちょっとトイレに立つだけでパソコンにロックがかかってしまいます。 英数字8桁のパスワードを設定して1回ロックを解除するのに平均5秒かかるとして、1日平均3回ロック解除するとしましょう。 年間で稼働日が200日と見積もっても5秒×3回×200日=3000秒=50分です。 つまり年間で 一人当たり50分はパスワードロック解除に時間を使っている計算になります。 これが会社単位になると相当な時間をパスワードロック解除に時間を費やしていることになります。 会社としてのコンプライアンスやリスクを考えると代えがたいものかも知れませんが、実に効率が悪いです。 安全管理向上と業務効率向上は反比例にある一例です。 この例で言うと、業務効率を向上させるためにパスワードを短くしようと考える方が中にはいらっしゃるかもしれません。 こういう理由から他の運用面でも同じような不適合が毎回出てしまいます。 つまり、 1回の運用監査でどれだけ多くの不適合を出しても、あまり意味がないと考えられます。 これ1冊でプライバシーマークが理解できる! こういう考えのもと、我々は サンプリング監査というやり方で内部監査を実施しています。 見るポイントは不適合が出やすいポイントに絞って監査を実施し、実施時間も2時間という短い時間で行います。 その代わり定期的に必ず内部監査を実施するようにしています。 この背景には、プライバシーマークのルールで何時間もかけて内部監査を実施しないといけないとか、 いくつ以上不適合を出さなければならないとかいう決まりがないというのもあります。 プライバシーマークの規格で必要とされているのは、 自社で決めたルール通り定期的に年1回以上内部監査を実施することです。 つまり、長時間かけて内部監査を実施しても短時間で実施しても定期的に年1回実施していれば審査では適合となるはずです。 3.最後に いかがでしたでしょうか。 プライバシーマークの内部監査は、年1回定期的に行うことをおすすめします。 プライバシーマークの取得・運用にお悩みの方へ Pマーク総研が無料でご相談をお受けいたします。 まずはお気軽にお問い合わせください!
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マネジメントシステムの内部監査準備~実施 1. 内部監査の計画 内部監査員は、年間監査計画と個別監査計画を立案する 2. チェックリスト 内部監査を実施するためにチェックリストを作成する 3. 事前提出物通知 監査日の1週間? 2週間前に披監査部門へ事前提出するものを通知する 4. 事前提出物監査 ・事前提出された文書、記録などを事前監査する ・事前監査の内容から重点監査事項を洗い出す 5. 内部監査の実施 ・前回監査指摘事項の改善(是正・予防処置)状況を監査する ・重点監査事項を優先的に監査を実施する 内部監査チェックリストのコツ 内部監査員は、通常は業務の流れを知っているので、その流れに沿って内部監査を実施することを考慮して監査チェックリストを作成することがあります。 この方法だと、披監査部門の数だけチェックリスト作成しなければならず、結構大変な作業量になります。 「コツ」としては、マネジメントシステムの要求事項順(規格番号順)にチェックリストを作成しておくと、マネジメントシステムが改訂されるまで使うことができますし、一つのチェックリストで全ての披監査部門に適用することが可能になります。 「え? !」っと思う方もいるかも知れませんが、このほうが要求事項に対して漏れがないチェックリストになります。 詳しくは、「事前提出物の監査」を参照下さい。 事前提出物の重要性 監査当日に文書や記録を提出してもらっても十分なチェックはできません。 最低1週?